0 Проблема и решение

Создание внутреннего  портала  компании, корпоративного  портала , intranet — с этим вопросом сталкивается рано или поздно любая компания, особенно «айтишная».

Обычно, с ростом зрелости, внутри компании создаются отдельные подсистемы, базы данных, процессы разных подразделений. И у всех — разные платформы, технологии. И слабые связи друг с другом. А еще документы компании размазаны по десятку мест и шар. И новости рассылаются письмами, внутри которых ссылки на папки с фотками.

Но для роста бизнеса нужна согласованность во всех разрезах\сферах компании: люди, инструменты, процессы, и даже принципы и культура компании. Нужна интеграция.

Вот тогда приходит понимание, что компании нужна единая точка входа для всех сотрудников. Нужна система, связывающая все подсистемы в единое целое. Нужно единое место для хранения документов компании. И новостной  портал  нужен. В общем — нужен внутренний  портал  компании.

1 Создание  портала 

У меня нет детальной инструкции по созданию внутренних  порталов . И мне кажется, ни у кого не будет.

Дело в том, что внутренний  портал  — это отражение компании во всех ее уникальных аспектах. Даже внутренняя (негласная) культура компании отразится на ее  портале. Конечно же, есть некие общие компоненты, например — база документов, новостной блок, корпоративная wiki и тд. Однако их компоновка, способ представления, интеграция — делается иногда совершенно удивительными способами.

Опишу свое видение принципов создания  порталов. Пусть даже некоторые из них больше относятся к философии, чем к практике.

1.1 Создание концепции

В принципе, базовую концепцию будущего  портала  создать легко. Нужно всего лишь:

• узнать текущее состояние компании, ее проблемы
• узнать пожелания ключевых пользователей будущей системы
• на основе собственного анализа, и высказываний людей (их проблемы и их предложения) — скомпилировать список основных модулей  портала  и их интеграцию

Эти пункты делаются путем опроса людей, проведение аудита. Нужно опросить ключевых людей, из разных отделов, разных уровней и ролей. Лучше всего, составить вначале список основных ролей в бизнес процессах компании, и затем найти под них подходящих людей.

Это очевидный подход, но есть проблема — люди не знают что они хотят на самом деле. Поэтому концепция, составленная только лишь на мнении опрошенных людей будет в лучшем случае удовлетворительной, т.е. посредственной.

Для того, чтобы сделать действительно классную концепцию, ей должен заниматься визионер, человек — видящий будущее, стратегически предугадывая критически важный функционал для пользователей. Вспомните Стива Джобса.

Такой визионер (кстати, дословно переводится как человек, страдающий галлюцинациями) должен обладать способностью продавливать свое видение, приводить аргументы и доказательства, добиваться требуемых ресурсов и поддержки.

1.2 Создание концепции 2

Вы знаете, как создаются большинство инновационных продуктов сегодня? Их воруют из других идей. Человек видит одну идею, вторую, десятую. А потом они вдруг компилятся у него в голове, решая проблему, над которой он бьется.

«Воровство» при создании концепции — это нормально. Понятно, что по сути это не совсем воровство.

Я рекомендую просмотреть текущие дизайны intranet от Якоба Нильсена, см Intranet Design Annual: 2007 (Free Report). Якоб на одном из форумов выложил также в свободный доступ версию за 2010 год, поэтому передаю вам на скачку и этот отчет. А может вы соберетесь с финансами и купите последнюю версию за текущий год?

Анализируйте  порталы  других компаний, примеряйте на свою ситуацию, помечайте удачные решения.

Больше про правильный процесс воровства идей можно почитать в хорошей книге Остина Клеона «Кради как художник.10 уроков творческого самовыражения».

1.3 Реализация концепции

Из всего многообразия функционала, нужно выбрать самые важные features, обозвать все это например «Release 1″, и сконцентрироваться только на функционале, вошедшем в Release 1. Ни больше, ни меньше.

Далее в ход вступает проектный менеджмент. Если вы выберете agile подходы, то детальную спецификацию можно не делать. Лично мне больше нравятся смешанные подходы, классическа + agile. Поэтому рекомендую на первых порах сделать достаточно подробную спецификацию, включая кликабельный mockup — т.е. модель  портала . Благо инструментария на сегодня хватает. Этот mockup очень сильно поможет с продвижением идей  портала  для менджмента  и ключевых людей на проекте. А дальше, со спецификацией в руках и головой на плечах — все дело техники.

Удачи с реализацией!