Говорить о процессе внедрения процесса — дело не совсем благодарное. С одной стороны, процессы внедряют пачками, непрерывно, всегда это делали и будут делать. С другой стороны, мало кто осознанно это делает, и тем более по какой-либо методике.
Если у меня спрашивают о полноценном внедрении процесса, то я выставляю только один критерий — внедрение должно осуществляться как проект. Ну и как вы понимаете, в проект можно много чего напихать:)
Ниже — идеализированная схема внедрения процесса:
По центру — основные активности, справа дана временная шкала, чтобы можно было сравнить со следующим вариантом. Звездами выделены ключевые вещи.
Итак, что получаем:
- Если у нас проект, значит нужна рабочая группа, нужен план и прочие аттрибуты проекта. В плане должны быть прописаны KPI процесса, также ключевые цели, которые должны быть достигнуты в процессе внедрения процесса.
Лет 5 назад я бы сказал, что план — очень важен. Сейчас так не думаю:) План — это заготовка, база, которая должна постоянно корректироваться. - Задачи из плана должны полностью замениться бэклогом задач — по результатам совещаний рабочей группы.
- Рабочая группа — важнейший момент (все самое важное выделено красной звездой). С момента формирования группы и до закрытия проекта, рабочая группа регулярно встречается, и корректирует ход внедрения процесса. Дело в том, что каким бы смарт разработчик процесса не был, он не предскажет и половины проблем, возникающих в процессе внедрения. Для этого нам и нужны постоянные корректировки.
- Разрабатывается документация (регламент процесса).
- По результатам работы группы, и созданному ей бэклогу задач — выполняются мероприятия. Например, поиск и внедрение подходящего инструмента. Согласование соприкасающихся процессов и т.п. Тут могут быть целые под-проекты, и просажена куча усилий.
- Промежуточные аудиты — в основном построены на прописанных KPI (которые кстати тоже сабжект для корректировок при необходимости).
- Тренинги для целевой аудитории. Обычно вначале выбирается группа хомячков, все обкатывается на них. Потом тренинг проводится на всей целевой группе. В эту группу не обязательно входит вся компания, думаю это понятно.
Хорошо, если вам нравится проводить тренинги. Ведь это выступление перед людьми:) - Экзамен. Лично мое убеждение — без экзамена сотрудник а) несерьезно относится б) при всем желании фигово запоминает и не проникается темой.
Единственный минус экзаменов — большой геморрой с внедрением системы экзаменации. Это реально большая отдельная тема. - Закрытие проекта — с отчетом, с анализом ошибок.
Это была идеальная картинка (думаю многие смогут еще ее доидеалить, чтобы в космос полететь).
А в жизни в 95% случаях происходит все вот так:
Т.е., на основе анализа разрабатывается некий документ, который спускается на компанию. Далее, в зависимости от пожеланий бизнеса, процесс может докручиваться, возможно даже с использованием аудитов. Но частенько процесс на бумаге становится неактуальным через 15 минут после публикации, и дальше начинается параллельная жизнь бумажного и реального тигров.
Но обратите внимание на график работ — на такое вот минимальное внедрение потребуется в 3 раза меньше времени.
Какие выводы? Я понимаю, что идеальную схему внедрения нам доведется исполнить в жизни раз 6. Разве что вы работаете в NASA или атомной энергетике.
Поэтому рекомендую отталкиваться от базового варианта, с привнесением компонентов из полного варианта, по ситуации.
А будучи серьезным дядей\тетей, жизненный опыт подскажет что и в какой ситуации вытаскивать наружу, на стол начальству.
Удачи всем нам с внедрением процессов!
PS в статье я делаю допущения по поводу процессов — не углубляюсь в область управления процессом, упоминаю только про KPI процесса, не даю определения и прочее.